Rombooking

Vi ønsker studentorganisasjoner, foreninger og andre hjertelig velkommen til å arrangere på Kvarteret!

DISSE TINGENE MÅ DU VITE OM DU VIL ARRANGERE HOS OSS:
Du må selv legge inn en booking i vårt bookingsystem som godkjennes av Kvarteret. Booking er kun gyldig dersom du får mail om at den er bekreftet internt.

Aldersgrensen på Kvarteret er 20 år, og 18 år med studentbevis.

Bookinger skal legges inn innen 1. juni for høstsemesteret, og 15. november for vårsemesteret. Etter fristen er det førstemann til mølla, for alle!

Alle forespørsler om bemannet bar til arrangementet, catering, bruk av vårt tekniske utstyr, og andre detaljer rundt arrangementet, skal avklares med Bookingansvarlig minst to uker på forhånd. Medbrakt mat og drikke er ikke tillatt med mindre annet er avtalt med Kvarteret i forkant.

Hvis du ønsker å ha arragementet publisert i kalenderen på kvarteret.no må du kontakte pr.kvarteret@gmail.com.

VI LEIER UT ROM INNENFOR DISSE TIDSRAMMENE
Mandag til onsdag: 09.30-01.00
Torsdag og fredag: 09.30-03.00
Lørdag: 10.30-03.00
Søndag: 13.00-22.00

Spørsmål Rombooking

Hva er aldersgrensen på huset?
Aldersgrensen på huset er 20 år, 18 år når gyldig studentbevis fra høyere utdanningsinstitusjon eller folkehøyskole kan fremvises. På fredager og lørdager er det 20-årsgrense for alle i 3. etasje. Dette inkluderer rommene Storelogen, Stillhet og Støy.

Det tillates et begrenset antall vergeordninger på enkelte av konsertene ved Kvarteret. Ta kontakt med vaktetaten for å få godkjent vergeordning. Dette må avklares minimum en uke før konserten.

Må man betale leie?
Studentorganisasjoner og veldedige arrangementer leier gratis, men må betale et depositum på 200,- og signere en brukerkontakt. Se vår side om rompriser for informasjon om leie for andre arrangører.

Kan man ta med medbrakt mat og drikke?
Det er ikke tillatt å nyte medbrakt mat eller drikke på Kvarteret, men forfriskninger kan kjøpes i vår kafé.

Catering
Husets catering har mye godt på lager til alle typer arrangement.Ved booking av rom er det mulig å sende en forespørsel til vår kjøkkensjef.

Hvem bemanner baren på våre arrangement?
Kvarteret bemanner normalt våre faste skjenkepunkter. Det er derfor alltid en åpen bar på huset. Arrangører som ønsker åpen bar tilknyttet sine arrangementer har mulighet til å bemanne denne selv etter opplæring fra Kvarteret. Kvarterets barpersonell bemanner kun andre enn de faste skjenkepunktene ved spesielle avtaler eller hvis arrangør har bestilt “full pakke” (se rompriser).

Behov for lys eller lyd?
Kvarteret stiller i hovedsak med teknisk hjelp innenfor lys og lyd. For spørsmål eller hjelp i forhold til lys og lyd kan du kontakte kraftetaten gjennom vårt rombookingssystem. Raider må være sendt senest kl.16.00 mandagen to uker før arrangementet.

Hva må man kunne for å holde et arrangement?
Nye arrangører får en HMS-gjennomgang ved ankomst. Større arrangementer må ha en brannrunde på huset.

Hva trenger jeg å vite om PR og billettering?
Hvis det ønskes å promoteres for arrangement man har booket på huset så kreves det at Kvarterets logo benyttes på promoteringsmaterialet. Hvis arrangementet ønskes å promoteres gjennom våre promoteringskanaler kan arrangør selv velge dette via vår rombookingssystem. Ved spørsmål kan dere ta kontakt med pr@kvarteret.no.
Det er mulig å selge billetter i døren før arrangementet. Da må man ta i bruk kvarterets kasser og veksel som man senere fakturer Kvarteret. For mer informasjon er det bare å spørre i resepsjonen i andre etasje.

Spørsmål Bookingsystemet

Hvordan opprette en bruker?
Gå inn på kvarteret.linticket.no og trykk på registrering nederst til høyere.
Husk å bruke organisasjonens e-postadresse.Du vil motta en epost når brukeren er aktivert. Aktiveringen av brukeren må gjøres manuelt av oss og kan derfor ta litt tid.

Dersom du skal lage bruker for en organisasjon, forening, eller gruppe som mest sannsynlig vil trenge å booke rom over en lengre tidsperiode, er det flott om det er organisasjonens navn og mailadresse som blir brukt i registreringen, og at passordet heller blir videreformidlet til nye medlemmer. På den måte slipper vi å ha mange kontoer for det som egentlig er samme organisasjon.

Hvordan booke rom?
Logg inn og trykk på den røde knappen der det står Nytt arrangement. Fyll ut det første skjemaet og trykk lagre. Husk å trykke bekreft når du har valgt dato og OK når du får spørsmål om du vil overskrive eventuelle tider. At en søknad er lagret betyr ikke at arrangementet er godkjennes. Du vil motta en mail av Kvarteret når arrangementet er bekreftet. Deretter må du gå inn og tilføre informasjon på søknaden.

Hva er forskjellen på Nytt arrangement og Ny produksjon?
Ved å trykke Nytt arrangement søker man bare om å booke et eller flere enkeltarrangementer. Ny produksjon er en paraplybetegnelse for flere arrangementer innenfor en eller flere dager som for eksempel helhus, festivaler, eller teaterproduksjoner.

Kan jeg sende inn en søknad for flere datoer?
Ja! Når du har valgt dato og trykket bekreft kan du velge ny dato. Ved å bekrefte mellom hver dato kan man søke alle ønskede datoer innværende semester.

Hva er forskjell på hovedansvarlig og kontaktperson?
Kontaktperson er den som booker rommet og/eller den som kan kontaktes før arrangementet for spørsmål og informasjon. Hovedansvarlig er den som har ansvar og kan kontaktes på selve arrangementsdatoen.

Hvorfor står noen bookinger med svart skrift i kalenderen, mens andre står med rød?
Bookinger med svart skrift i kalenderen har blitt godkjent av Bookingansvarlig. Bookinger med rød skrift venter fortsatt på godkjenning, og man er ikke garantert å få rommet før man har fått det godkjent, heller ikke om rommet ser ledig ut.

Har du andre spørsmål?
Ved spørsmål om bookingprosessen: Kontakt bookingansvarlig på booking@kvarteret.no
Ved spørsmål om gjennomføring av arrangement: Kontakt produksjonsansvarlig på produksjon@kvarteret.no