Rombooking

DISSE TINGENE MÅ DU VITE OM DU VIL ARRANGERE HOS OSS:
Du må selv legge inn en forespørsel i vårt bookingsystem som godkjennes av romkoordinator. Booking er kun gyldig dersom du får godkjenning på mail. Ved spørsmål, ta kontakt på tlf. 40626602.

Aldersgrensen på Kvarteret er 20 år, og 18 år med studentbevis. Alle forespørsler om bemannet bar til arrangementet, catering, bruk av vårt tekniske utstyr, og andre detaljer rundt arrangementet, skal avklares med oss minst to uker på forhånd.

Medbrakt mat og drikke er ikke tillatt med mindre annet er avtalt med Kvarteret i forkant. Medbrakt alkoholholdig drikke er under ingen omstendigheter tillatt.

Hvis du ønsker å ha arrangementet publisert i kalenderen på kvarteret.no må du nevne dette tydelig i bookingskjemaet du sender inn.

VI LEIER UT ROM INNENFOR DISSE TIDSRAMMENE
Mandag til onsdag: 11.30-01.00
Torsdag og fredag: 11.30-03.00
Lørdag: 11.30-03.00
Søndag: 14.00-22.00

Spørsmål Rombooking

Hva er aldersgrensen på huset?
Aldersgrensen på huset er 20 år, 18 år når gyldig studentbevis fra høyere utdanningsinstitusjon eller folkehøyskole kan fremvises. På fredager og lørdager er det 20-årsgrense for alle i 3. etasje. Dette inkluderer rommene Storelogen, Stillhet og Støy.

Det tillates et begrenset antall vergeordninger på enkelte av konsertene ved Kvarteret. Ta kontakt med vaktetaten for å få godkjent vergeordning. Dette må avklares minimum en uke før konserten.

Må man betale leie?
Studentorganisasjoner leier gratis, men må signere en brukerkontakt. Arrangører av arrangement hvor billettinntekter og andre inntekter går til veldedige formål kan også leie gratis. Vi støtter frivillige organisasjoner med sterkt rabatterte priser. Ta kontakt oss på booking@kvarteret.no for et skreddersydd pristilbud for ditt arrangement.

Kan man ta med medbrakt mat og drikke?
Det er ikke tillatt å nyte medbrakt mat eller drikke på Kvarteret, men forfriskninger kan kjøpes i vår kafé, Stjernesalen. Medbrakt alkohol er ikke tillatt.

Catering
Husets catering har mye godt på lager til alle typer arrangement. Ved booking av rom er det mulig å sende en forespørsel til vår kjøkkensjef.

Hvem bemanner baren på våre arrangement?
Kvarteret bemanner normalt våre faste skjenkepunkter. Det er derfor alltid en åpen bar på huset. Arrangører som ønsker åpen bar tilknyttet sine arrangementer har mulighet til å bemanne denne selv etter opplæring fra Kvarteret. Kvarterets barpersonell bemanner kun andre enn de faste skjenkepunktene ved spesielle avtaler eller hvis arrangør har bestilt “full pakke” (se rompriser).

Behov for lys eller lyd?
Kvarteret stiller i hovedsak med teknisk hjelp innenfor lys og lyd. For spørsmål eller hjelp i forhold til lys og lyd kan du kontakte kraftetaten gjennom vårt rombookingssystem. Raider må være sendt senest kl.16.00 mandagen to uker før arrangementet.

Hva må man kunne for å holde et arrangement?
Nye arrangører får en HMS-gjennomgang ved ankomst. Større arrangementer må ha en brannrunde på huset.

Hva trenger jeg å vite om PR og billettering?
Hvis det ønskes å promoteres for arrangement man har booket på huset så kreves det at Kvarterets logo benyttes på promoteringsmaterialet. Hvis arrangementet ønskes å promoteres gjennom våre promoteringskanaler kan arrangør selv velge dette via vår rombookingssystem. Ved spørsmål kan dere ta kontakt med pr@kvarteret.no.
Det er mulig å selge billetter i døren før arrangementet. Da må man ta i bruk kvarterets kasser og veksel som man senere fakturer Kvarteret. For mer informasjon er det bare å spørre i resepsjonen i andre etasje.

Hva er vilkårene deres for avbestilling?
Våre vilkår for avbestilling av romleie og tjenester finner du her:
Avbestillingsvilkår for Det Akademiske Kvarter (2020)

Spørsmål Bookingsystemet

Hvordan booke rom på Kvarteret?
Trykk deg inn på linken under for å komme til booking-skjemaet vårt.
Fyll ut skjemaet så nøye som mulig og trykk på “Send skjema” når du er ferdig. Når skjemaet er sendt inn sender vi en bekreftelse på e-post om at forespørselen er mottatt. Normal behandlingstid er 1-3 virkedager. Dersom vi trenger mer informasjon tar vi kontakt med deg. Du vil motta en bekreftelse på e-post når forespørselen din er ferdig behandlet.

Kan jeg sende inn en søknad for flere datoer?
Selvsagt! Skal du booke flere arrangementer vil vi at du legger inn separate forespørsler for hvert arrangement. Dette gjør du enkelt ved å fylle ut og sende inn et bookingskjema per arrangementsdato.

Hvilke kontaktpersoner trenger vi informasjon om?
Kontaktperson er den som booker rommet og/eller den som kan kontaktes før arrangementet for spørsmål og informasjon. Det kan være flere kontaktpersoner per arrangement. For å gjøre det enklere for alle ønsker vi at du fyller ut informasjon om den/de som vi trenger å forholde oss til i løpet av ditt arrangement. Dette gjør kommunikasjonsflyten enklere, og sikrer at arrangementet blir gjennomført på best mulig måte.

Hovedansvarlig er den som har ansvar og kan kontaktes på selve arrangementsdagen. Har du personer i andre nøkkelroller for det konkrete arrangementet, som frivilligkoordinator, baransvarlig, produksjonsansvarlig osv. kan du gjerne oppgi dette i et passende informasjonsfelt inne i booking-skjemaet.

Har du andre spørsmål?
Dersom du lurer på noe annet angående våre lokaler, priser og arrangementsavvikling på Kvarteret, sleng oss en e-post på booking@kvarteret.no!