ROMBOOKING
HER ER TING DU BØR VITE FØR DU LEGGER INN BOOKING HOS OSS:
Du må selv legge inn en forespørsel i vårt bookingsystem som deretter behandles av romkoordinator. Bookingen er først gyldig når du får godkjenning på mail.
Detaljer om arrangementet skal fylles inn så nøyaktig som mulig i bookingskjemaet. Her er det viktig å få med hvilke fasiliteter dere vil trenge.
Teknisk utstyr, bestilling av catering eller bemannet bar er viktig å få med i bookingskjemaet. Alle våre rom er utstyrt med projektor, lerret og høyttalere. Ved spørsmål, ta kontakt på booking@kvarteret.no
Aldersgrensen på Kvarteret er 20 år, eller 18 år med gydlig studentbevis. Medbrakt mat og drikke er ikke tillatt med mindre annet er avtalt med Kvarteret i forkant. Medbrakt alkoholholdig drikke er under ingen omstendigheter tillatt.
VI LEIER UT ROM INNENFOR DISSE TIDSRAMMENE
Mandag til onsdag: 11.30-01.00
Torsdag og fredag: 11.30-03.00
Lørdag: 11.30-03.00
Søndag: 14.00-22.00
SPØRSMÅL ROMBOOKING
Hva er aldersgrensen på huset?
Aldersgrensen på huset er 20 år eller 18 år med gyldig studentbevis fra høyere utdanningsinstitusjon eller folkehøyskole. På fredager og lørdager er det 20-årsgrense for alle i 3. etasje. Dette inkluderer rommene Storelogen, Stillhet og Støy.
Det tillates et begrenset antall vergeordninger på enkelte av konsertene ved Kvarteret. Bruk vergeskjema for å få godkjent vergeordning. Dette må avklares minimum en uke før konserten.
Må man betale leie?
Studentorganisasjoner leier gratis, men må signere en brukerkontakt. Arrangører av arrangement hvor billettinntekter og andre inntekter går til veldedige formål kan også leie gratis. Vi støtter frivillige organisasjoner med sterkt rabatterte priser. Ta kontakt oss på booking@kvarteret.no for et skreddersydd pristilbud for ditt arrangement.
Kan man ta med medbrakt mat og drikke?
Det er ikke tillatt å nyte medbrakt mat eller drikke på Kvarteret, men forfriskninger kan kjøpes i vår kafé, Stjernesalen. Medbrakt alkohol er heller ikke tillatt.
Catering
Husets kjøkken har mye godt på lager til alle typer arrangement. Ved booking av rom er det mulig å sende en forespørsel til vår kjøkkensjef.
Hvem bemanner baren på våre arrangement?
Kvarteret bemanner normalt våre faste skjenkepunkter. Arrangører som ønsker åpen bar tilknyttet sine arrangementer har mulighet til å bemanne denne selv etter opplæring fra Kvarteret. Kvarterets personell bemanner kun andre enn de faste skjenkepunktene ved spesielle avtaler.
Behov for lys eller lyd?
Kvarteret har en egen lyd- og lysgruppe som heter Kraftetaten. Dersom du ønsker deres hjelp på ditt arrangement kan dette legges til som en forespørsel i bookingskjemaet. Spesiell lyd- og lysønsker må meldes fra om senest to uker før arrangementet.
Hvordan promoterer jeg mitt arrangement?
Når du promoterer et arrangement som finner sted på Kvarteret krever vi at vår logo benyttes på promoteringarrangement. Dersom du ønsker å promotere gjennom våre kanaler kan du ta kontakt på pr@kvarteret.no.
Selge dine egne billetter?
Det Akademiske Kvarter har kasser og det man skulle trenge for å selge billetter til sitt arrangement i døren.
For mer informasjon kontakt kasse@kvarteret.no.
Hva er vilkårene deres for avbestilling?
Våre vilkår for avbestilling av romleie og tjenester finner du her:
Avbestillingsvilkår for Det Akademiske Kvarter (2022)
SPØRSMÅL BOOKINGSYSTEMET
Hvordan booke rom på Kvarteret?
Trykk deg inn på linken under for å komme til booking-skjemaet vårt.
Fyll ut skjemaet så nøye som mulig og trykk på “Send skjema” når du er ferdig. Når skjemaet er sendt inn sender vi en bekreftelse på e-post om at forespørselen er mottatt. Normal behandlingstid er 1-3 virkedager. Dersom vi trenger mer informasjon tar vi kontakt med deg. Du vil motta en bekreftelse på e-post når forespørselen din er ferdig behandlet.
Kan jeg sende inn en søknad for flere datoer?
Selvsagt! Skal du booke flere arrangementer vil vi at du legger inn separate forespørsler for hvert arrangement. Dette gjør du enkelt ved å fylle ut og sende inn et bookingskjema per arrangementsdato.
Hvilke kontaktpersoner trenger vi informasjon om?
Kontaktperson er den som booker rommet og/eller den som kan kontaktes før arrangementet for spørsmål og informasjon. Det kan være flere kontaktpersoner per arrangement. For å gjøre det enklere for alle ønsker vi at du fyller ut informasjon om den/de som vi trenger å forholde oss til i løpet av ditt arrangement. Dette gjør kommunikasjonsflyten enklere, og sikrer at arrangementet blir gjennomført på best mulig måte.
Hovedansvarlig er den som har ansvar og kan kontaktes på selve arrangementsdagen. Har du personer i andre nøkkelroller for det konkrete arrangementet, som frivilligkoordinator, baransvarlig, produksjonsansvarlig osv. kan du gjerne oppgi dette i et passende informasjonsfelt inne i booking-skjemaet.
Har du andre spørsmål?
Dersom du lurer på noe annet angående våre lokaler, priser og arrangementsavvikling på Kvarteret, sleng oss en e-post på booking@kvarteret.no!
