Vilkår for leie av lokaler på Det Akademiske Kvarter

1. ANKOMST

1. Kontakt driftsleder i resepsjonen eller på tlf. 40626601 for åpning og inspeksjon av lokalet
2. Før overtakelse av rom skal brukerkontrakt signeres
3. Driftsleder er Kvarterets representant under arrangement og bruker skal rette seg etter instrukser fra disse
4. Driftsleder og Kvarterstyret har inspeksjonsrett til alle arrangement

2. DEPOSITUM

Når totalsummen for bookingen overstiger 30 000 kr ekskl. mva., skal leietaker betale 50 % av summen i forkant av arrangementet. Dette skal skje via faktura senest 14 dager før arrangementet med mindre annet er avtalt i kontrakt. Ved manglende innbetaling av depositum, har Kvarteret rett til å avlyse arrangementet uten ansvar for eventuelle økonomiske ulemper dette måtte medføre for kunde, gjester eller arrangementet som helhet.

Avlyses arrangementet utenfor avbestillingsvilkårene forholder begge parter seg til denne.

3. LEIETAKERS ANSVAR

1. Leietaker plikter å stille med en Hovedansvarlig som skal være tilstede under hele arrangementet. Kontaktinformasjon til hovedansvarlig skal gis i resepsjonen
2. Hovedansvarlig er ansvarlig for at arrangementet overholder gjeldende lover og regelverk og skal kun forlate bygget etter godkjennelse fra Driftsleder
3. Hovedansvarlig har ansvar for at søl, knust glass o.l. i i lokalet blir tørket opp og ryddet
4. Hovedansvarlig plikter å ikke innta alkohol eller andre rusmidler før og under arrangementet
5. I de tilfeller hvor Kvarteret stiller med skjenkere, kan Hovedansvarlig fritas fra kravet om å være edru. Skjenkerne tar da over ansvaret for overholdelse av skjenkereglementet Hovedansvarlig må fremdeles oppfylle sine andre plikter og ikke være synlig beruset.
6. Leietaker plikter å stille med brannvakter på arrangement som krever utkobling av røykvarslere. Disse skal befinne seg på anvist sted under hele arrangementer m.m. annet blir spesifisert av Driftsleder
7. Leietaker plikter å sørge for at enhver person på jobb kjenner Kvarterets HMS-rutiner for arrangører (hefte er tilgjengelig i resepsjonen)
8. Leietaker plikter å følge gjeldende norske lover og regler
9. Leietaker plikter å betale TONO/GRAMO eller tilsvarende med mindre annet er avtalt med Kvarteret

10. Medbragt mat og drikke er IKKE tillatt med mindre dette har blitt godkjent i direkte dialog med kjøkkensjef på forhånd via epost. Dette skal legges frem skriftlig ved ankomst. Medbragt alkohol eller beholdere med ukjent flytende innhold, hvor det er mistanke om alkohol, vil bli konfiskert uten at leietaker eller deres gjester har krav på å få dette tilbake

4. ORDENSREGLER

1. Personer som serverer alkohol og/eller utfører vakthold (inkludert brannvakter) skal ikke ha inntatt alkohol eller andre rusmidler og skal ha mottatt godkjent opplæring i forkant av arrangement
2. Mindreårige skal ikke slippes inn i lokalet. Driftsleder eller Vaktansvarlig kan i enkelttilfeller gi dispensasjon fra forbudet, den mindreårige må i så fall være i følge med en verge godkjent av Kvarteret. Vergeskjema må fylles ut og finnes på våre nettsider.
3. Åpenbart berusede personer skal straks bes om å forlate lokalet, arrangør kan kontakte Kvarterets vakter for hjelp
4. Det er ikke tillatt å annonsere for alkohol
5. Rømningsveier må ikke blokkeres med bord, dekorasjoner o.l. Det er ikke tillatt å benytte
brennbare materialer som dekorasjoner
6. Plakatopphenging på Kvarteret er kun tillatt på påviste plasser. Det er ikke tillatt å henge plakater på malte flater eller med tape på vegger uten godkjenning fra en Driftsleder
7. Det gjelder et generelt filmforbud på Kvarterets fellesarealer. Ansatte, frivillige eller gjester kan ikke filmes uten deres eksplisitte samtykke. Filming under arrangement eller ved andre hendelser må godkjennes særskilt av Kvarteret

5. AVSLUTNING

1. Arrangementet og alt salg skal være avsluttet senest ved skjenkestopp
2. Alle glass skal vaskes. Tallerkener, kaffekopper o.l. leveres til Stjernesalen eller Grøndahls. Alle bord, benker og bardisker skal vaskes. Møbler stables inntil veggen, gulvet kostes og søl tørkes opp. Søppel skal ryddes og kastes i søppelbuen i bakgården. Se punkt 6.1 for følger av å ikke opprettholde dette punktet
3. Når lokalet er ferdig ryddet skal arrangør kontakte Driftsleder for godkjenning og låsing av lokalet. Ved mangelfull rydding kan Driftsleder be arrangør om å rette opp i dette før rommet blir godkjent. Forlater arrangør rommet uten godkjenning kan arrangør bli fakturert gebyr for renhold i henhold til del 6 om sanksjoner pkt. 4
4. Lokalet skal være ryddet og tømt, og oppgjør for salg klart, innen en halv time etter arrangementets slutt eller skjenkestopp
5. Kasseoppgjør gjennomføres i resepsjonen og tilfaller Kvarteret i sin helhet. Driftsleder tar imot billettoppgjør dersom ikke annet er avtalt. Billettsalg o.l. tilfaller Kvarteret hvorpå leietaker fakturerer Kvarteret for omsetning

6. SANKSJONER & ERSTATNING

1. Kvarteret kan fakturere arrangørens organisasjon et gebyr for brudd på brukerkontrakt, begrenset til kr. 15 000,- eks. mva. samt at organisasjonen kan utestenges fra Kvarteret inntil ett år
2. Leietaker er fullt ut ansvarlig for alle skader og alle tap, direkte og indirekte, som Kvarteret skulle bli påført som følge av arrangementet. Kvarteret bestemmer selv hvilke aktører som skal stå for en evt. reparasjon eller ved innkjøp av erstatning
3. Punkt 1 og 2 er ikke til hinder for at Kvarteret kan velge å holde enkeltpersoner ansvarlig for skader og tap
4. Om ikke lokalet er tilstrekkelig ryddet eller Kvarteret må stå for rydding eller renhold av dette i etterkant av arrangementet kan Kvarteret fakturere arrangør for dette opp til 5000,- eks. mva.

7. PERSONVERN

1. Kvarteret lagrer kontaktinformasjon til leietaker og kontaktperson i forbindelse med arrangementet. Dette benyttes til oppfølging av arrangementet, og informasjonsarbeid i forbindelse med bruk av lokalene på Det Akademiske Kvarter. Leietaker samtykker til dette ved å godta vilkårene for leie av lokaler på Det Akademiske Kvarter
2. Leietaker og kontaktperson kan når som helst trekke tilbake samtykket og få informasjonen fjernet ved å sende henvendelse til admin@kvarteret.no